S blížícím se koncem roku 2022 se též blíží nabytí účinnosti novel mnoha stěžejních zákonů. Jednou z takovýchto novel je i novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „zákon o elektronických úkonech“), jejíž hlavní změny se týkají oblasti datových schránek.

Datová schránka je elektronickým úložištěm srovnatelným například svojí funkčností s e-mailovou schránkou, jejíž hlavním cílem je doručování od orgánů veřejné moci, činění úkonů (podání) vůči orgánu veřejné moci a v poslední řadě dodávání dokumentů mezi fyzickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami a právnickými osobami navzájem. Datová schránka je unikátní v tom, že je vždy vedena na konkrétní jméno, obchodní firmu, nebo název orgánu veřejné moci, a tedy je vždy naprosto zřejmé, kdo je odesílatelem a příjemcem datové zprávy. V rámci snah o elektronizaci fungování státní správy novela zákona o elektronických úkonech přichází se zásadní změnou, kterou se rozšiřuje okruh osob, které budou mít zřízenou datovou schránku automaticky ze zákona.

Co se týče fyzických osob nepodnikajících, těm se podle současné právní úpravy zřizuje datová schránka pouze na jejich žádost. Podle nové právní úpravy účinné od 1. 1. 2023 však bude datová schránka založena automaticky každé plně svéprávné fyzické osobě, která je zapsána v evidenci osob, pokud použije kvalifikovaný prostředek pro elektronickou identifikaci. Tímto prostředkem pro elektronickou identifikaci je například mobilní klíč eGovernmentu, bankovní identita nebo eObčanka. Pokud plně svéprávná fyzická osoba použije takový prostředek elektronické identifikace, bude současně informována o tom, že použitím prostředku elektronické identifikace jí bude zřízena datová schránka. Fyzická osoba nepodnikající však může svoji datovou schránku znepřístupnit.

Co se týče fyzických osob podnikajících, těm se podle současné právní úpravy zřizuje datová schránka pouze na jejich žádost. Od 1. 1. 2023 však bude všem podnikajícím fyzickým osobám založena datová schránka automaticky, a to od okamžiku zapsání této osoby do zákonné evidence. Datová schránka bude založena automaticky všem podnikatelům, bez ohledu na to, na základě jakého oprávnění podnikají (živnost, výkon svobodných povolání), ale i těm podnikatelům, kteří k výkonu podnikatelské činnosti žádnou úřední aprobaci nepotřebují (správa nemovitosti, zemědělská výroba, lesní hospodářství).

V poslední řadě k právnickým osobám. Podle současné právní úpravy mají automaticky založenou datovou schránku pouze osoby zapsané v obchodním rejstříku. Novelou zákona o elektronických úkonech účinné od 1. 1. 2023 však bude okruh právnických osob, kterým bude automaticky zřizována datová schránka rozšířen, a to o všechny právnické osoby, které se zapisují do rejstříku osob. Automaticky zřízenou datovou schránku tak budou mít nově například spolky, církve, nebo společenství vlastníků jednotek.

Správa datové schránky s sebou přináší svá úskalí. Vždy je velmi důležité svoji datovou schránku pravidelně kontrolovat, neboť v případě, kdy je do datové schránky doručena písemnost a adresát této datové zprávy se do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě deseti dnů ode dne dodání, nastává takzvané doručení fikcí. Adresátovi tak mohou běžet například veřejnoprávní lhůty k uplatnění opravného prostředku, ale adresát o této lhůtě vůbec nebude vědět.