Zákonodárce v poslední době rozšiřuje povinnost založit datovou schránku na stále více subjektů. Otázka, jakým způsobem datovou schránku zřídit, je tedy nyní stále aktuálnější. Co to ale datová schránka vůbec je a k čemu nám může být užitečná?

Definici datové schránky můžeme nalézt v zákoně č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech. Formulována je zde jako elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických a právnických osob. Původně datová schránka sloužila pouze ke komunikaci mezi orgány veřejné moci na straně jedné a fyzickými a právnickými osobami na straně druhé. V dnešní době se její funkce však rozšířila i na doručování dokumentů soukromých subjektů mezi sebou. Právě na tento typ doručování klade zákonodárce čím dál tím větší důraz. Důkazem toho může být, že novelou zákona o elektronických úkonech z 1. 1. 2022 byla rozšířena tzv. fikce doručení i právě na doručování písemností soukromým subjektům.

Používání datové schránky uživateli přináší řadu výhod. Při zasílání písemností pomocí datové zprávy není zasílatel omezen časově ani místně. Datovou zprávu lze zaslat v jakoukoliv denní dobu, a to i mimo otevírací dobu adresovaného úřadu. Lze ji také odeslat z pohodlí domova nebo dokonce ze zahraničí. Na rozdíl od poštovního doručování má odesílatel navíc jistotu, že písemnost adresátovi dorazila a v případě zpochybňování lze tuto skutečnost snadno prokázat. Oproti poštovnímu doručování je výhodou také ušetření finančních výdajů na poštovném.

U některých subjektů dojde k založení datové schránky Ministerstvem vnitra ČR již na základě vzniku onoho subjektu (typicky u společností, které jsou zapisovány do obchodního rejstříku). V ostatních případech je ji nutné zřídit z vlastní iniciativy. Rozlišujeme tři hlavní možnosti založení datové schránky.

První možností je její založení na pobočce Czech POINTu. Tyto pobočky můžete nalézt v provozovnách České pošty nebo na obecních úřadech. K vyřízení žádosti s sebou budete potřebovat občanský průkaz. Na místě dojde k vyplnění příslušného formuláře. Následně úředník datovou schránku během několika minut založí a vydá Vám potvrzení o jejím zřízení.

Druhou možností je zřízení datové schránky pomocí listinné žádosti. Nejprve je nutno z webových stránek www.datoveschranky.cz stáhnout, vytisknout a vyplnit určený formulář. Vyplněný formulář bude nutno opatřit úředně ověřeným podpisem a následně zaslat na adresu Ministerstva vnitra, které agendu datových schránek obstarává. 

Nejkomfortnější možností je pak založení datové schránky online na webových stránkách mojedatovaschranka.cz skrze portál eIDENTITA.CZ. Do tohoto portálu je nutné přihlásit se buď přes svoji bankovní identitu (pokud tuto možnost Vaše banka nabízí), eObčanku, Mobilní klíč eGovernmentu nebo dalšími způsoby. Po zadání žádosti by měla být datová schránka bezodkladně zřízena a zpřístupněna uživateli.

Pokud celý proces proběhl správně, měli byste obdržet na své emailové nebo poštovní adrese přihlašovací údaje do své nové datové schránky. V případě ztráty těchto údajů je možné požádat o jejich opětovné vygenerování.